Wir steigen in ein Flugzeug und setzen voraus, dass alles so läuft, wie es soll. Wer aber sorgt dafür, dass komplexe Systeme wie Flugzeuge und Schiffe am aktuellen Stand gehalten werden? HICO schafft Softwarelösungen für die Erstellung und Verwendung von technischer Dokumentation mittels unterschiedlicher Medien. Soft(a)ware und Online-Services helfen dabei.

Für den Nutzer erscheint alles möglichst einfach und praktisch, während im Hintergrund umfangreiche Vorgänge dafür verantwortlich sind, dass alles funktioniert. Christian Krajasits, Senior Consultant bei HICO, erklärt:

Warum ist Dokumentation so wichtig?

Stellen Sie sich hundert Flugzeuge vor, wie sie werksfertig ausgeliefert werden. Noch ist an jedem Flugzeug alles gleich. Nach der ersten Wartung kann sich aber eines davon unterscheiden – vielleicht bekommt es andere Reifen, die dann einer anderen Wartungsanleitung folgen. Hier muss die Dokumentation natürlich entsprechend aufbereitet und geschrieben sein.

Komplexe Systeme bestehen aus vielen Teilen unterschiedlicher Zulieferer, da darf man den Überblick nicht verlieren. Die Dokumentation muss daher alle diese Fälle abdecken. HICO hilft Herstellern sowie Zulieferern mit ihren Softwarelösungen und unterstützt die technischen Redakteure beim Erstellung- und Wartungsprozess der Inhalte.

Wie wurde diese Aufgabenstellung bisher gelöst?

Ändert sich wo eine Schraube, kann das große Aufwände nach sich ziehen. In der bestehenden Dokumentation muss jede Stelle gesucht und kontrolliert werden, an der die Schraube vorkommt. Dieses umfassende Dokument enthält schon einmal mehrere Tausend Seiten. Gibt es nun eine Neuerung, kann man entweder alles neu ausdrucken und jedem Kunden schicken, oder nur die betreffenden, vielleicht 1.000, Seiten.

Der erste Schritt zur elektronischen Verarbeitung war der Umstieg auf PDF-Dateien anstatt Papier, aber auch hier ist die Handhabung aufwendig und produziert im Endeffekt meistens bloß wieder Papier. Daher liegt der Wunsch nahe, diese Prozesse zu optimieren und auf digitale Medien zu bringen.

Wie kann dabei die richtige Software helfen?

HICO betreibt sogenanntes „Single Source Publishing“. Das bedeutet, dass die Inhalte einmal geschrieben werden und gleich für verschiedene Ausgabeformate bereitstehen. Ob etwas dann als PDF- oder HTML-Datei ausgegeben wird, ist unerheblich. Der Aufwand für die Verteilung der Informationen bleibt aber nach wie vor bestehen.

Die zentrale Frage bei unserem Projekt mit softaware war, wie die Dokumentationen hier unkompliziert über digitale Kanäle an den Endkunden gebracht werden kann. Gibt es eine Aktualisierung, so müssen unsere Kunden – also die Hersteller des Flugzeuges oder Schiffes – hier kurzfristig mehrere 100 Endkunden mit dem jeweils korrekten Informationspaket versorgen können.

Diese Pakete können von wenigen MB bis hin zu mehreren GB Daten enthalten. Der Kunde soll dabei selbst entscheiden können, ob das Produkt bei ihm direkt installiert werden soll oder ob er lieber auf eine Cloud-Lösung zurückgreifen möchte. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen ist die Cloud oft praktisch, um schnelle Ergebnisse zu erzielen.

Daneben ermöglicht das mit softaware entwickelte Produkt auch Rückmeldungen von den Endkunden an den Hersteller. Es zeigt an, ob das Update erhalten und installiert wurde – oder eben nicht. Was nicht unerheblich ist: Man kann so nachvollziehen, wann die Daten im Idealfall tatsächlich wieder auf Letztstand gebracht worden sind. Je optimierter dieser Prozess ist, desto schneller kann auch tatsächlich gehandelt werden. Schlussendlich dient ein umfassendes System ja nicht nur dazu, den Überblick zu bewahren, sondern durch genaue Abstimmung auch Fehler zu vermeiden.